مراحل إعداد الخطة: 

وهي نفسها بالطبع مراحل التخطيط لأن التخطيط  كعملية عقلية واتخاذ قرار وتحديد أهداف وبدائل وتنبؤ ونتائج كما علمنا من مختلف التعريفات ينتج عنها وضع خطة مكتوبة أو خطط بأنواعها المختلفة كوثيقة ورقية أو حاسوبية  مقرة ، وعموما يمكن أن نكرر القول أن الخطة تشمل لإنجازها على أربع مراحل هي:   الإعداد    والإقرار    والتنفيذ    والمتابعة  
أولاً: مرحلة الإعداد:ـ وتشمل

1ـ تحديد الأهداف.
2ـ جمع وتحليل البيانات والمعلومات

3ـ وضع الافتراضات:ـ والإجابة عن كل التساؤلات.
4ـ وضع البدائل وتقويمها.
5ـ اختيار البديل الأنسب.
6ـ تحديد الوسائل والإمكانات اللازمة.

وهذه مرحلة تخطيطية عقلية أساسية تسبق عملية تدوين الخطة وكتابتها لتعرض على الإقرار.

ثانياً: مرحلة الإقرار، أو الموافقة على الخطة
       بعد انتهاء المرحلة السابقة تكتب الخطة، ثم تصبح الخطة جاهزة للتطبيق الفعلي،ولكن هذا لا يتم إلا بعد إقرارها من الجهات المختصة، والتي تعطي الإذن بالعمل بموجب هذه الخطة.
ثالثاً: مرحلة التنفيذ
       بعد الموافقة على الخطة نبدأ في حيز التنفيذ.

 رابعًا: مرحلة المتابعة
       تعتبر مرحلة متابعة الخطة من أهم المراحل في عملية التخطيط. إذ لا ينتهي عمل المخطط بوضع الخطة بل يجب عليه أن يتأكد من تنفيذها وملاحظة أية انحرافات في الخطة والعمل على تلافيها.
والبحث عن أسباب الانحراف يكون بـ

[1] مراجعة الخطة نفسها
[2] مراجعة التنفيذ
[3] الظروف الخارجية.

إعداد وكتابة الخطة التفصيلية للمشروع 

قبل البدء بأي عمل تفصيلي لكتابة خطة ما، هناك بعض الأمور التي ينبغي تنفيذها:

حدد الفئة المستهدفة بوضوح

عيّن متطلباتها بالنسبة للمحتوى ومستوى التفاصيل

ضع الخطوط الهيكلية للخطة (صفحة المحتويات)

قرر الطول التقريبي للخطة

شخّص جميع المسائل الرئيسية التي ينبغي تناولها

     تلميحات لتصميم كتابة الخطة

• تجنب التلاعب بالكلمات، واختصر الجمل وتأكد من الإملاء

• ركز على المسائل المهمة ذات العلاقة وقسم النص إلى فقرات مرقمة

• خصص صفحة للمحتويات ورقم الصفحات

• أكتب الملخص في النهاية وراجع المسودة

• عزز التقديرات المستقبلية للبيع والتسويق بأبحاث حول السوق

• ضيّق مستوى التفصيل المتعلق بمواصفات المنتج والتقديرات المالية

• كن واقعيا بالنسبة للمبيعات المتوقعة وهوامش الربح ومتطلبات التمويل

• لا تقلل من التكاليف والوقت المطلوب للتطوير ودخول السوق والحصول على الأموال

• كن واقعيا فيما يتعلق بقيمة المؤسسة والمخاطر المتوقعة والعائدات الممكنة

• صمم خطتك بطريقة جذابة، فالانطباع الأولي مهم.

   وفيما يلي إطار مقترح لعمل خطة لمؤسسة أو شركة ما .

 إطار عمل مقترح لخطة (مؤسسة أو شركة...):

مقدمة : قدم الخطة واشرح الغرض منها وسجل من كتبها والتفاصيل اللازمة للاتصال.

ملخص: أكتب الملخص في النهاية.

الاستراتيجيات:ما هي غايات الخطة المركزية ونشاطاتها؟ ما هي مواقع القوة والضعف فيها وما هي الأخطار التي تواجهها والفرص التي تقدمها؟ ما هي أهدافها الرئيسية واستراتيجياتها الأساسية؟

 وضع المشروع:لخص الإنجازات والأداء (المالية، المبيعات، الفنية، الخ..) حتى الوقت الحالي.

 وصف المنتج:اجعل الأوصاف قصيرة وحددها ضمن مجموعات عامة. اشرح باقتضاب أسباب تميزها.

 معلومات السوق المستهدف:أشر إلى حجم السوق وأقسامه، واتجاهاته، والمنافسة وبيانات عن المستخدمين/الزبائن.

 استراتيجيات التسويق:كيف ستسوق المؤسسة المنتجات أو الخدمات؟ ما هي المبيعات التي ستتحقق في السوق الرئيسي؟ ما كيفية التعامل مع المنافسين؟ ما هي التكاليف؟

 البحث والتطوير والتكنولوجيا:وضح التقدم والخطط والموارد وركز على التقدم التكنولوجي.

 الإدارة:قدّم فريق الإدارة المقترح وهيكلته ووضح التكاليف.

الوضع المالي والتوقعات المستقبلية:استخدم لوحات بسيطة لعرض التوقعات المالية الرئيسية بما في ذلك الملخص، الربح والخسارة، الفائض النقدي، والنسب الأساسية. ضع التحليل التفصيلي ضمن الملحقات.

متطلبات التمويل والاقتراحات:لخص متطلبات التمويل، والموارد المحتلمة والشروط المتوقعة بالنسبة للمستثمرين ووضح العائدات المتوقعة على استثماراتهم. وكن واقعيا!!!

التنفيذ:وضح نقاط القرار الكبرى، والسلم الزمني والإجراءات المطلوبة من قبل الإدارة وغيرها لتقدم الخطة.

الخاتمة:وضّح أسباب نجاح الشركة ودوافع دعمها.