دورة التخطيط للأفراد والمنظمات 5
دورة التخطيط للأفراد والمنظمات 5
الفصل الرابع: الملاحق والتمارين.
ملحق 1: نموذج الهيكل التنظيمي لقسم التخطيط لوزارة الصحة في الإمارات.
قسم التخطيط والمتابعة
* مكونات قسم التخطيط :
يتكون قسم التخطيط من وحدة تخطيط مركزية تتعامل مع العاملين بالتخطيط في الوحدات الأولية من الإدارات المركزية بالمناطق الطبية المختلفة ، حيث لا يوجد أي تبعية إدارية على هذين المستويين بأي شكل من الأشكال فيما عدا الوحدة المركزية الموجودة بديوان الوزارة بدبي .
* المهام التي يقوم بها القسم :
1) جمع الخطط السنوية المعدة عن إدارات الوزارة ومراجعتها ودراسة جدواها الفنية والاقتصادية والتنسيق بين الإدارات من أجل التوصل لخطة عمل موحدة .
2) تحديد مجالات وسبل توسيع وتطوير الخدمات الصحية بناء على دراسة الجدوى الفنية والاقتصادية ، وذلك بالتعاون مع الجهات المختصة داخل وخارج الوزارة .
3) متابعة تنفيذ تلك الخطط والأنشطة وتحديد المشاكل التي تواجهها وسبل معالجتها وإعداد التقارير ورفع ذلك إلى وكيل الوزارة ومكتب المتابعة والتفتيش المالي أو أية جهة أخرى ذات علاقـة
4) إجراء المسوح الصحية التي تخدم في التعرف على الاحتياجات المستقبلية .
خطط الإدارة
الأنشطة والتقنيات والأعمال التي يقوم بها القسم :
· المشاركة في وضع السياسات الوطنية والقيام بترجمة هذه السياسات إلى خطط تنفيذية في إطار التنمية الاقتصادية والاجتماعية الوطنية ومتابعة التنفيذ والتقييم المستمر والتقويم النهائي .
· إنشاء مجلس وطني للتخطيط الصحي يشارك فيه المواطنون والهيئات ذات النفع العام والقطاعات ذات الصلة .
· إنشاء وحدة تخطيط القوى العاملة لتحقيق الاستفادة القصوى من العاملين .
· إدخال الأساليب والتقنيات الحديثة للتخطيط الصحي خاصة في ميدان التخطيط الاستراتيجي والاستشراق ( الدراسات المستقبلية ) واستعمال أسلوب السيناريوهات والبدائل .
· تنسيق وترشيد الاستثمارات في القطاع الصحي لمنع الازدواجية وتوزيع الأدوار لمختلف الجهات المعنية .
· تدريب القوى العاملة بالقطاع التخطيطي وتوفير الدعم الفني اللازم بما في ذلك التدريب المستمر حسب البرامج المعدة .
· دعم اللامركزية في التخطيط الصحي .
· التعاون مع باقي الأقسام بالإدارة لدراسة الاحتياجات الصحية بناء على تحليل المعطيات الوبائية والديموجرافية ، مع الأخذ بعين الاعتبار للموارد البشرية والمالية المتوفرة بما في ذلك القطاع الخـاص .
· استحداث واعتماد أسلوب دراسات الجدوى الفنية كأساس لتحديد مجالات وسبل توسيع وتطوير الخدمات الصحية .
· المشاركة في وضع معايير قياس الجودة وتطبيق هذه المعايير ومراقبتها بالتعاون مع إدارة الجودة الشاملة .
· تنظيم زيارات تعريفية للجهات التي تعتمد الأساليب الحديثة والتقنيات المتطورة في مجال التخطيط الصحي كجزء من تدريب وتطوير القوى العاملة .
· وضع المؤشرات والمعايير للبرامج الصحية ومستوى أدائها .
مؤشرات المتابعة والتقييم
· إنشاء المجلس الوطني للتخطيط .
· إنشاء وحدة تخطيط القوى العاملة وإعداد العاملين المتخصصين بها .
· إدخال أسلوب السيناريوهات والبدائل وغيرها من الأساليب الحديثة في العمل .
· عدد دراسات الجدوى التي تمت على المشروعات الجديدة نسبة العدد الإجمالي لهذه المشروعات
· عدد تقارير متابعة الخطط الصحية .
· وضع مؤشرات ومعايير الرصد والتقييم للمتابعة .
· عدد الدورات التدريبية التي تمت للعاملين بالقطاع التخطيطي .
· عدد الزيارات التعريفية للجهات التي تعتمد الأساليب الحديثة .
· عدد البعثات والمنح الدراسية في مجال التخطيط .
· أعداد القوى العاملة المتخصصة التي تم توفيرها .
· وضع المؤشرات والمعايير الاقتصادية لاستخدام الموارد الصحية .
· تشكيل وحدة اقتصاديات الصحة .
ملحق 2 نموذج:مرحلة بناء الخطة التربوية :
1- تشخيص الوضع التربوي الحالي .
2- تحديد رؤية إدارة التعليم مستمدة من رؤية الوزارة .
3- تحديد الأهداف العامة التي من خلالها يمكن تحقيق الرؤية .
4- وضع أهداف استراتيجية ( تفصيلية ) لكل هدف عام بمؤشر يمكن ملاحظته وقياسه .
5- يطلب من كل قسم تابع للإدارة وضع البرامج التي تحقق تلك الأهداف الاستراتيجية كل حسب تخصصه
6- التنسيق بين البرامج وإلغاء المتكرر منها .
7- مرحلة التنفيذ .
8-مرحلة المتابعة والتقويم المرحلي والنهائي .
* ومن الممكن الرجوع إلى مدرسة الشهيد ماجد أبوشرار لإعداد الكوادر للتزويد بنموذج خطة مفصلة لعمل التدريب الإداري والتنظيمي و الدورات ، ونموذج آخر لخطة مشروع دورة الكوادر في (فتح) قدمت للسيد الرئيس ياسر عرفات كالتالي: تحت رعاية الأخ ياسر عرفات رئيس دولة فلسطين رئيس اللجنة التنفيذية لمنظمة التحرير الفلسطينية . اسم المشروع: دورة تدريبية مركزية للكوادر القيادية الحركية ،تحت عنوان : حركة "فتح" وقيادة المستقبل ، وسلمت في 2003.
ملحق 3 : الإرشادات التي تضمن التطبيق والتخطيط الناجح
من الأسباب الشائعة لفشل العديد من أنواع التخطيط هو عدم تطبيق الخطة بشكل كامل فبدلاً من أن يكون التركيز منصب نحو كتابة مستند للخطة وغالباً ما توضع الخطة على الرف حتى يغطيها الغبار، ولهذا فإن معظم الإرشادات التالية تساعد في ضمان تطبيق عملية التخطيط تطبيقاً كاملاً أو الابتعاد عن الخطة الموضوعة سيكون واضحاً ومن ثم التعامل معه.
مشاركة الأشخاص المناسبين في عملية التخطيط
العودة إلى المراجع الضرورية للأنظمة، فإن أهم فكرة هي استمرار تبادل جميع أطراف النظام التغذية الراجعة Feed back وذلك من أجل حماية العمل بفعالية وهذا واقعي وحقيقي ومهما كان نوع النظام.
فعند بدء التخطيط، يجب الحصول على مدخلات من كل فرد يكون مسؤولاً عن بدء تنفيذ أجزاء من الخطة بالإضافة إلى ممثلين من مجموعات أخرى قد تؤثر فيها الخطة بالطبع الأفراد المسؤولين عن مراجعة الخطة والسيطرة عليها.
توثيق معلومات التخطيط ونقلها بشكل واسع
عادة ما ينسى المدراء الجدد بشكل خاص بأن الآخرين لا يعلمون ما يعمله هؤلاء المدراء( أو المسؤولين) حتى وإن نشر المدراء مقاصدهم وخططهم بشكل شفهي، فإن الفرصة كبيرة أن لا يسمع أو يفهم الآخرون بشكل كامل ما يريد المدير فعله، بالإضافة إلى صعوبة تذكر الفرد المفترض أن يقوم بالعمل، وما هو عمله، ووفقاً لأي نسخة من الخطة وذلك بسبب تغير الخطط الدائم.
المسؤولية المسبقة (مراجعة من يفعل ماذا؟ ومتى؟)
يجب أن تحدد الخطط من المسؤول عن تحقيق كل نتيجة بما فيها الأهداف والغايات، فيجب تحديد مواعيد إكمال كل نتيجة أيضاً، ويتوجب على الأطراف المسؤولة مراجعة وضع الخطة بشكل دوي، تأكد من وجود شخص لديه السلطة ليوقع على الخطة بالإضافة إلى ذلك إشارتهم بالموافقة والدعم لمحتويات الخطة.
وضع فكرة مغايرة للخطة وبالتالي إعادة كتابة الخطة
يسمح بتعديل اللحظة فهي ليست مجموعة من القواعد بل عبارة عن خطوط إرشادية شاملة، وبالتالي فكلما يكون مهماً إتباع الخطة يكون كذلك مراقبة التغير والتطبيق للخطة الجديدة.
تقييم عملية التخطيط والخطة
قم عادة بجمع التغذية الراجعة من المشاركين خلال عملية التخطيط، هل يتفقون مع عملية التخطيط؟ وإن لم يكونوا كذلك، فما الذي لا يعجبهم فيها وكيف يمكن إعدادها بصورة أفضل؟
حدد خلال المراجعات الدورية لتطبيق الخطة إذ كانت الأهداف قد تحققت أولاً، إذا لم تتحقق، فهل كانت الأهداف واقعية؟ وهل يوجد لدى الأطراف المسؤولة المصادر اللازمة لتحقيق هذه الأهداف والنتائج؟ هل يتوجب تغيير الأهداف؟ هل يجب استبدال أولويات أكثر عند تحقيق الأهداف؟ ما الذي يتوجب علينا فعله؟
إعادة عملية التخطيط هي بنفس أهمية وثيقة الخطة
على المدى الطويل كان التركيز الرئيس غالباً ما يكون على وثيقة الخطة وهو أمر مؤسف حقاً لأن الكنز الحقيقي للتخطيط هو عملية التخطيط ذاتها، ويتعلم المخططون خلال التخطيط قدراً كبيراً من التحليل المستمر، الانعكاس، والنقاش، والجدال، والحوار حول مسائل وأهداف النظام.
فغالباً ما صب الناس تركيزهم على القوانين المكتوبة للأخلاق والسلوك، على الرغم من الأهمية الأكيدة لهذه المستندات فهي بأهمية توصيل الاتصالات المستمرة حول هذه المستندات، فالاتصالات المستمرة هي التي تشعر الناس بأهمية فهم ومتابعة القيم والتصرفات الموضوعة في القوانين.
الانتهاء والاحتفال بالنتائج
من السهل أن يصل المخططون لمرحلة التعب وحتى التشاؤم في عملية التخطيط ومن الأسباب التي تؤدي إلى ذلك عادة الإصرار على تحقيق وتحصيل النتائج فكلما تحققت نتائج معينة نجد أن نتائج أخرى قد حلت مكانها بسرعة دون التوقف للاحتفال أو التعبير عن تحقيق الهدف، فالعملية أشبه بتناول مشكلة وحلها بعد الأخرى دون وضع حدود نهاية حقيقية. ولكن عندما نفكر ملياً بها نجدها إنجازاً كبيراً في التحليل الدقيق للوضع بالإضافة إلى إشراك الآخرين في الخطة لعمل شيء لها، والعمل معاً من أجل البدء بهذه الخطة وبالتالي الحصول على بعض النتائج الملموسة.
تمرين 1 : هل تحسن الحكم على الآخرين ؟
نحن جميعا قد نعتز بأننا لا نخطئ بالحكم على الآخرين ، إلا أن الواقع هو أن معظمنا- إذا دققنا في الأمر- يكتشف أنه ارتكب أخطاء في الحكم على الآخرين بقدر كبير وربما أكثر مما يتصور .
إن من يبغي الحكم على الآخرين ، وخاصة القائد في موقعه ، يحاول أن يكون واسع المدارك ، وبعيدا عن التحيز ، بعيدا ما أمكن عن إصدار الأحكام السريعة الموجزة . فضلا عن أن تسامحه في الضعف والتقصير البشريين ، واعترافه بحق الآخرين في ممارسة عاداتهم وتقاليدهم ومعتقداتهم ، يتيحان له النظر نظرة غير سطحية والتعمق في دراسة السلوك والشخصية الحقيقيين .
الأسئلة :
1- أيتبين لك أن معظم الذين تظهر نحوهم ميلا سريعا يخيبون أملك بعد أن تطول معرفتك بهم ؟
2- أندمت على صداقات أو شراكة تجارية أو عملية ؟
3- أتجد نفسك بين آن و آخر أنك أخطأت في الحكم على شخص من الجنس الآخر ؟
4- أثمة تجارب قليلة غير سارة جعلتك تقف موقفا معاديا من أشخاص ينتمون إلى جنس معين أو طبقة معينة أو مذهب معين ؟
5- أم أن مثل هذه الاختبارات مع بعض الأفراد خلقت في نفسك الشك في أشخاص آخرين يشبهونهم في المظهر والسلوك ؟
6- أتكتشف غالبا أنك خدعت بمهارة من قبل شخص لم يلجأ إليك إلا لقضاء حاجة خاصة ؟
7- أتؤخذ بسهولة المظاهر الخارجية والتصرفات الدعية المصطنعة ؟
8- أتجد نفسك متورطا مع أناس أنانيين ذوي نفوس وضيعة ويحبون السيطرة ؟
9- أترتكب باستمرار خطيئة الوثوق بأناس غير جديرين بالثقة ؟
10-عندما تجد نفسك في ورطة أيخذلك الكثيرون من الذين تعتمد عليهم للوقوف إلى جانبك ؟
النتيجة :
1- إذا جمعت أكثر من 7 (نعم )فإن ذلك يعني أنك لا تحسن الحكم على الآخرين لأنك تجعل العوامل العاطفية تفسد الحكم الموضوعي .
2- أما بين 1-6 فينبغي لك أن تعود إلى كل سؤال أجبت عنه بالإيجاب لكي تكتشف العوامل التي غالبا ما تقود إلى ارتكاب الخطأ في حسن تقدير الآخرين ؟
3- أما إذا كانت النتيجة صفرا فتكون من الذين يرتكبون الحد الأدنى من الأخطاء في تقديرهم الآخرين لأنك متسامح ، وموضوعي وبعيد النظر .